Formularze aplikacyjne stają się coraz częściej stosowanym narzędziem w procesie rekrutacji. Rozwiązanie takie przynosi wymierne korzyści zarówno pracodawcy, jak również samemu kandydatowi. W błędzie jednak są Ci, którzy uważają, że wypełnienie formularza to prosta, łatwiejsza niż przygotowanie CV i listu motywacyjnego, sprawa.

W wielu firmach, zwłaszcza międzynarodowych, formularz aplikacyjny jest najpopularniejszą formą zdobywania informacji o kandydatach ubiegających się o pracę, a także skutecznym narzędziem ich wstępnej selekcji. Dlaczego?

Po pierwsze formularz przekazuje firmie te informacje, które mają zasadnicze znaczenie dla danego stanowiska pracy. W CV i liście motywacyjnym to kandydat decyduje o tym, co uwypukli, a jakie elementy swojego wykształcenia, czy doświadczenia całkowicie pominie. Tymczasem formularz stworzony bezpośrednio przez firmę lub na potrzeby firmy narzuca pytania ważne z punktu widzenia pracodawcy.

Ponadto informacje, które dostarcza formularz, są ujednolicone, co daje pracodawcy szansę na efektywną i relatywnie szybką analizę oraz porównanie zgłoszeń, a następnie umożliwia, na podstawie zdobytych informacji, dokonanie selekcji kandydatów, którzy przejdą do dalszego etapu rekrutacji. Aplikacje, przede wszystkim on-line, znacznie przyśpieszają czas pracy osób zajmujących się rekrutacją w firmie, wpływają również na obniżenie kosztów związanych z pozyskiwaniem nowych pracowników. Formularz on-line to korzyść również dla samego kandydata. Rozwiązanie takie zmniejsza koszty, które należy ponieść w przypadku składania ofert pisemnych (eliminujemy wówczas opłaty związane z zakupem koperty, znaczka, teczki, wydrukiem, zrobieniem zdjęcia), jak również pozwala skupić się wyłącznie na merytorycznych aspektach aplikacji. Kandydat nie musi poświęcać swojego czasu i uwagi na działania nakierowane na „wyróżnianie się" poprzez szatę graficzną, czy układ dokumentów – choć pewnie fakt, że formularz wymaga od nas wyłącznie konkretnych, merytorycznych informacji, nie dla wszystkich kandydatów jest pozytywną stroną takiego narzędzia.

Rodzaje formularzy

Formularze aplikacyjne stosowane są najczęściej przez duże, w tym międzynarodowe firmy, przy czym obecnie możemy zauważyć tendencję do stosowania tego typu narzędzia jako dodatkowego w procesie rekrutacji przez inne, mniejsze podmioty. Oznacza to, że coraz częściej kandydat może wybrać, który sposób bardziej mu odpowiada: wysyłanie aplikacji poprzez pocztę lub elektronicznie na konkretny adres e-mail, czy też wersja do wypełnienia, czyli formularz z listą pytań otwartych i/lub zamkniętych.

Formularze aplikacyjne możemy podzielić na:

• Drukowane (papierowe)
• Elektroniczne (on-line)
• Celowe – osoba ubiega się o konkretne stanowisko
• Otwarte – bez wyszczególnionego stanowiska (w tym przypadku firma prowadzi najczęściej tzw. rekrutację ciągłą)
• Opcjonalne – z możliwością wyboru stanowiska (często stosowane w agencjach reklamowych)
• Informacyjne – ich celem jest zebranie podobnych informacji do tych, które znajdziemy w CV i liście motywacyjnym (pytania podstawowe, często zamknięte)
• Rozbudowane – występują wówczas liczne pytania, które pozwalają na szczegółowe określenie predyspozycji osoby na stanowisko, o które się ubiega.

Jak się przygotować?

Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z formularzem w wersji drukowanej, czy on-line oraz jak mocno jest on rozbudowany, konstrukcja tego typu narzędzi jest do siebie bardzo podobna. Najczęściej spotkamy się w nich z pytaniami zamkniętymi i otwartymi (wymagającymi opisu).

Formularz aplikacyjny ma odpowiedzieć pracodawcy na pytania, które dla niego są ważne w kontekście danego stanowiska pracy. Są one tak skonstruowane, aby pracodawca mógł nas jak najlepiej poznać, w tym nasze doświadczenie, osiągnięcia, plany na przyszłość, słabe i mocne strony, stosunek do pracy i firmy, której zamierzamy stać się częścią. Pomimo pewnej zbliżonej konstrukcji formularzy, tak naprawdę każdy jest inny, ponieważ przygotowywany na potrzeby innego pracodawcy. Jednakże możemy się pokusić na wyodrębnienie grupy pytań, które najczęściej znajdziemy w formularzach.

Najczęściej poruszane zagadnienia w formularzach:

1. Dane personalne: imię, nazwisko, data urodzenia, adres, telefon, e-mail.
2. Wykształcenie: nazwa szkoły, wydział, kierunek, średnia ocen, temat pracy magisterskiej, ocena końcowa.
3. Doświadczenie zawodowe: nazwa firmy, czas zatrudnienia, forma zatrudnienia, stanowisko, zakres obowiązków, powód zmiany pracy.
4. Kursy, szkolenia i konferencje specjalistyczne.
5. Umiejętności zawodowe, kwalifikacje.
6. Znajomość języków obcych: w mowie, piśmie, certyfikaty.
7. Twoja motywacja do podjęcia pracy na stanowisku/w firmie.
8. Oczekiwania finansowe (netto/brutto), forma zatrudnienia, stopień dyspozycyjności.
9. Zainteresowania i pasje.
10. Działalność pozazawodowa.
11. Załączniki: CV, list motywacyjny, zdjęcie w podanym formacie.
12. Możliwy termin rozpoczęcia pracy.

Pytania i odpowiedzi

Kiedy przymierzamy się do wypełniania formularza, w pierwszej chwili wydawać by się mogło, że jest to o wiele prostsze zadanie, niż przygotowywanie CV, czy listu motywacyjnego. Nic bardziej mylnego. Jeżeli w chwili uzupełniania poszczególnych rubryk w formularzu nie podejdziemy do tego poważnie i odpowiedzialnie, z góry możemy być pewni, że nasza kandydatura przepadnie. Nie po to firmy tworzą formularze, aby wypełniać tylko te pola, które są dla nas wygodne, czy aby zdawkowo odpowiadać na pytania. Mimo wszystko wciąż wiele osób lekceważy takie aplikacje, szczególnie on-line, sadząc że pracodawca wszelkie potrzebne informacje wyciągnie z CV i listu motywacyjnego, często dołączanych do aplikacji. Tymczasem życiorys i list motywacyjny stanowią najczęściej jedynie uzupełnienie danych o osobie, a cała istota informacji sprowadza się i pochodzić powinna z formularza.

Dlatego, jeżeli tylko to możliwe, zanim zaczniesz wypełniać formularz, przestudiuj dokładnie pytania w nim zawarte. Przy czym musisz pamiętać, że może się zdarzyć taka sytuacja, iż formularz podzielony będzie na tzw. etapy, co oznacza że do kolejnego możesz przejść dopiero po prawidłowym wypełnieniu poprzedniego – a to uniemożliwia wcześniejsze przyjrzenie się wszystkim pytaniom i oznacza konieczność odpowiadania na bieżąco.

Czytając pytania przypatrz się, jak są one skonstruowane, pomyśl czego tak naprawdę oczekuje od Ciebie pracodawca poprzez to pytanie. Najczęściej rubryki na wpisanie odpowiedzi są ograniczone (liczbą znaków lub powierzchnią), dlatego pisz zwięźle, aczkolwiek konkretnie i wyczerpująco. Nie buduj długich, opisowych zdań. W żadnym wypadku nie pozostawiaj wolnych, niewypełnionych miejsc, nawet kiedy pytanie wydaje Ci się mało ważne, czy nie znasz na nie odpowiedzi. Niewypełnienie wszystkich rubryk to często pierwszy krok do dyskwalifikacji naszej kandydatury. W niektórych firmach posługujących się formularzami, na tym etapie (tzw. formalnym) selekcji dokonuje komputer. Brak odpowiedzi, błędy, bądź też nieczytelne pismo (w wersji papierowej) sprawić mogą, że komputer odrzuci nasze zgłoszenie.

Jeżeli jakieś pytanie sprawia Ci trudność lub masz problem z wypełnieniem danej rubryki, skontaktuj się z odbiorcą (firmą) i dopytaj o to, co jest niejasne. W przypadku, gdy nie chcesz lub nie możesz odpowiedzieć na jakieś pytanie, zaznacz z czego to wynika, napisz, że tę kwestię możesz rozwinąć podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Formularzami rządzi ta sama zasada, co w przypadku całego procesu rekrutacji - zawsze pisz zgodnie z prawdą. Nie dodawaj sobie umiejętności, których nie posiadasz, nie zawyżaj poziomu znajomości obsługi komputera, czy języków obcych. Jeżeli spotkasz się z pytaniem, w którym musisz wybrać z listy stopień znajomości, zastanów się wcześniej chwilę, jak jest w rzeczywistości i odróżnij „chęć" od „umiejętności". Kiedy pracodawca pozostawia Ci możliwość wyboru spośród różnych wariantów (np. skala od 1 do 5) znaczy to, że jest to dla niego cenna informacja.

Wersja drukowana i on-line

Wszystkie zasady opisane powyżej mają zastosowanie zarówno do formularzy wypełnianych ręcznie, ja również on-line. Wypełniając formularz drukowany warto jeszcze pamiętać o stosowaniu czytelnego, wyraźnego pisma (najlepiej wówczas pisać drukowanymi literami). Oznacza to, że formularzy nie wypełniamy w pośpiechu, na kolanie, z rozmachu, masowo. Do każdego podchodzimy indywidualnie. Wypełniając formularz elektroniczny warto mieć ponadto na uwadze jeszcze dwie kwestie: czas potrzebny na wykonanie zadania oraz tzw. ćwiczenia dodatkowe (sprawdzające). Zdarzyć się może, że czas na wypełnienie formularza będzie limitowany, dlatego jeżeli nie zmieścisz się w podanych granicach, możesz stracić swoją sesję, a wraz z tym utracić wszystkie dotychczasowe dane. Ponadto, przystępując do wypełniania formularza on-line, powinniśmy być przygotowani na tzw. zdania uzupełniające (sprawdzające). Są to najczęściej różnego rodzaju testy wiedzy o firmie lub też krótkie „sprawdziany" z wiedzy o danym zagadnieniu.

Aneta Tondos

Szukaj ofert pracy

Np.: Programista Warszawa (oddzielaj słowa spacjami)

Kontakt z nami