Technika dostarczyła nam wielu urządzeń, które umożliwiły nam przesyłanie wiadomości na duże odległości. Pomysł Gutemberga dał nam słowo pisane, powielane w niezliczonej liczbie kopii. Bell oplótł świat siecią telefoniczną, znacznie przyspieszając tempo przesyłanej wiadomości. Jednakże największą rewolucją w sferze komunikacji przeżyliśmy w ostatnim czasie. Sieć wirtualna okablowała naszą rzeczywistość. Wiele firm by upłynnić przepływ informacji prócz poczty elektronicznej uruchomiła również komunikatory. Zamysł był prosty. Pracownik mając swobodny dostępem do kolegów z zespołu, zaoszczędzi czas a w konsekwencji zwiększy wydajność pracy. Ale czy na pewno?

Rewolucja komunikacyjna

Pomysł przydatny okazał się nie tylko w tych biznesach, które posiadają swoje oddziały w różnych miastach. Ale także w firmach gdzie nad zleceniem pracuje kilka zespołów tj. agencje reklamowe, architekci czy programiści.

Łukasz od roku pracuje w firmie graficznej. Do jego obowiązków należy ostateczne przygotowanie projektów do druku. - Dostaję kilka gotowych rysunków dziennie, muszę mieć kontakt z grafikiem, copywriterem i głównym managerem. W naszej firmie komunikatory mają więc wszyscy, łącznie z szefem - mówi.

Bum wywołany pojawieniem się na rynku komunikatorów porównywalny jest z tym sprzed kilku lat, kiedy do powszechnego obiegu wchodziły telefony komórkowe. Na dzień dzisiejszy w Polsce największą popularnością cieszą się dwa komunikatory, choć ich wybór jest znacznie szerszy. Każdy z większych portali internetowych dysponuje firmowym komunikatorem, do ściągnięcia ze strony „za free".

Zaletą takiej formy komunikacji jest szybkość przekazywanej informacji, za jednym kliknięciem entera możemy przesyłać duże pakiety danych i to do dowolnej liczby użytkowników. Obecnie szacuje się, iż ponad 70 proc. dużych i średnich przedsiębiorstw na terenie EMEA (czyli Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki) korzysta z jakiegoś komunikatora. Z tych samych badań wynika także, iż ponad połowa z nich wydaje jasne dyrektywy, co do ich użytkowania. Bo jak to w życiu bywa, nawet z pozoru najlepsze pomysły, mogą przynosić szkody. Szczególnie wtedy, gdy są niewłaściwie wykorzystane.

Małe wpadki

Dla pracownika swobodny dostęp do internetu jest oczywiście zjawiskiem jak najbardziej pożądanym. Kwestia jednak wygląda zupełnie inaczej z punktu widzenia pracodawcy. O ile, bowiem tradycyjne sposoby komunikacji podlegały kontroli, tak z komunikatorami jest problem. Tu nie wystarczy już zwykły billing.

Szefostwo, jednej z wrocławski firm, chcąc przekonać się czy faktycznie komunikatory spełniają swoje zadanie, zleciło skontrolowanie ich przez administratorów sieci. Rezultaty kontroli były  przerażające. Zdecydowana większość pracowników spędzała czas na „plotach". Zrezygnowano więc z komunikatorów, pozostawiając je jedynie administratorom. Niestety przeprowadzona parę miesięcy później kontrola administratorów sieci doprowadzała do ich natychmiastowego zwolnienia. Powód: „wykorzystanie miejsca pracy do załatwienia spraw prywatnych". I choć powyższa sytuacja jest skrajnym przypadkiem, to jednak problem istnieje. Jego skala zaś jest trudna do określenia.

Do korzystania z internetu w celach poza służbowych przyznaje się większość pytanych przeze mnie rozmówców. Nie są oni jednak w stanie określić czy znacząco wpływa to na poziom ich koncentracji w pracy.

Łukasz pytany o to czy komunikatory zmniejszają jego wydajność zawodową, tłumaczy: - jeśli w danej chwili firma pracuje nad projektem i mamy tzw. dead line, to nikt nie myśli o prywatnych pogaduchach. Nie ma na to czasu, każdy zdaje sobie sprawę, że jeśli nie zdążymy to ktoś oberwie, a dokładnie każdy po kieszeni. To najskuteczniej motywuje ludzi do pracy - śmieje się po chwili.

Podobnego zdania jest Ania, odpowiedzialna za wdrażanie nowych systemów informatycznych. - To zależy czy ktoś rozsądnie używa komunikatora. Ja zwykle włączam go zaraz po przyjściu do pracy, bo jest mi potrzebny -  po chwili dodaje jednak - kiedy muszę nad czymś naprawdę solidnie popracować po prostu się „ukrywam".

Nierozważne użycie komunikatora może przynieść szkody, nie tylko ze względu na słabą wydajność, ale także może być przyczyną wycieku ważnych dla spółki informacji. Jak tłumaczy Ania - pamiętać należy, że połączenia te są nieszyfrowane i nie można przez komunikatory publiczne podawać żadnych danych technicznych dotyczących firmy.

Znaleźć złoty środek

Jak twierdzi większość specjalistów, wymierne korzyści przynieść może jedynie komunikacja synchroniczna tj. taka, która w miarę możliwości wykorzystuje wszystkie obecne na rynku metody komunikowania się. Nie ograniczając się tylko do jednej z nich. Każdy bowiem ze środków komunikacji posiada swoje zalety i wady. Pamiętać należy, iż różnią się one między sobą jakością, metodą archiwizowania danych a także charakterem przekazu.

Sposób porozumiewania zależny jest więc przede wszystkim od branży w jakiej działamy, celów jakie stawia sobie firma, rynków zbytu czy partnerów handlowych. Jeśli dajmy na to są to zagraniczni inwestorzy to internet jest najszybszym i stosunkowo najtańszym sposobem wymiany danych. W handlu najlepszą metodą będzie spotkanie bezpośrednie - tu bowiem liczy się siła perswazji i umiejętność czytania komunikatów, szczególnie tych niewerbalnych.

Nowe rozwiązania zwykle budzą wiele kontrowersji. I nie ma się czemu dziwić. Teoretyczne założenia to jedno, a praktyka - drugie. Choć komunikatory mają za zadanie usprawnić pracę, to  paradoksalnie mogą nam ją utrudnić, zalewając nas masą zbędnych informacji. Dlatego jeśli nowe medium ma przynosić pożytek to musimy używać go „z głową".

Aurelia Sawicka

Szukaj ofert pracy

Np.: Programista Warszawa (oddzielaj słowa spacjami)

Kontakt z nami