Już za kilka – kilkanaście dni wyruszysz na swój długo oczekiwany urlop. Myślisz o tym, że lada dzień odpoczniesz od codziennych obowiązków, klientów, kontrahentów, dzwoniącego na biurku telefonu. I tak w istocie zapewne będzie. O ile przygotujesz swoje miejsce pracy na twoją nieobecność. Jest to o tyle ważne, że zgodnie z kodeksem pracy pracodawca ma prawo do odwołania cię z każdego urlopu wówczas, gdy twojej obecności w firmie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. A przecież ostatnią rzeczą na ledwo co rozpoczętym urlopie jest informacja, że masz natychmiast pojawić się w pracy. Zatem zanim wyruszysz na wakacje musisz pamiętać o paru sprawach.

Nie będzie mnie w firmie!

Nieważne jak niedawno temu szef podpisał wniosek urlopowy, tym samym wyrażając zgodę na twój urlop i dowiadując się, kiedy cię nie będzie. Jak najwcześniej przed wyjazdem przypomnij mu o terminie twojego urlopu i ustal z nim, co masz do zrobienia przed wyjazdem: co jest najpilniejsze, a co może poczekać do twojego powrotu. Zaproponuj osoby, które cię zastąpią w poszczególnych działaniach. Zyskasz dzięki temu opinię odpowiedzialnej osoby oraz pewność, że zwierzchnik będzie kierował się w czasie twojej nieobecności do współpracowników zamiast dzwonić na twoją komórkę, kiedy będziesz zdobywać szczyt lub zażywać kąpieli w morzu.

Spisz takie postanowienia w mailu, który prześlesz do szefa, żeby zawsze mógł do niego zerknąć i przypomnieć sobie, kto cię w czym zastępuje. To też pomoże ci zająć się przygotowaniem swoich obowiązków do przejęcia przez innych i uchroni cię przed nerwowym kończeniem kilku rzeczy na raz ostatniego dnia przed urlopem.

Jak najwcześniej poinformuj również najbliższych współpracowników o terminie, w którym będziesz na urlopie. Podziel swoje zadania i obowiązki pomiędzy kilku z nich, bo jedna osoba z pewnością nie podoła pracy na dwa etaty.

Jeżeli w twojej firmie są praktykanci, uzgodnij z jednym z nich, żeby w czasie twojego urlopu pomagał zastępującym cię osobom. Pomimo tego, że obarczasz współpracowników dodatkowymi obowiązkami, to będą ci wdzięczni, że myślisz o tym, w jaki sposób odciążyć ich w pracy.

Pisemne instrukcje

Daj kolegom dokładne instrukcje, co i jak mają robić. Koniecznie pozostaw również dokładny opis działania w przypadkach awaryjnych. Przygotuj to w formie pisemnej z dwóch powodów. Po pierwsze pamięć ludzka jest zawodna, a spisane informacje zawsze tę pamięć odświeżą. Po drugie zaś na wypadek, gdyby po powrocie wyniknęły jakieś problemy, bo ktoś postąpił inaczej niż powinien i chce cię obarczyć winą za nieprzekazanie lub niezbyt dokładne przekazanie obowiązków, to sięgasz do tego, co napisałeś i wątpliwości się rozwieją.

Uprzedź swoich klientów, kontrahentów i osoby, w którymi współpracujesz o terminie urlopu. Podaj też nazwisko osoby, która będzie cię zastępować oraz jej dane kontaktowe: telefon i adres e-mail. Najlepiej, jeżeli prześlesz te informacje e-mailem, bo te osoby zawsze będą mogły powrócić do tej wiadomości, a notatki zapisane na kartce w czasie rozmowy telefonicznej mogą zagubić. Osobę, która będzie Cię zastępować w kontaktach z osobami spoza firmy poinformuj, kto i czego będzie od niej oczekiwał i w jakiej sprawie może się z nią kontaktować.

Zaufane osoby

Jeżeli wiesz, że w trakcie twojego urlopu szef będzie przygotowywał nowy grafik dyżurów (np. gdy pracujesz na zmiany) czy też będzie przeprowadzka do innego pokoju albo wymiana sprzętu komputerowego, poproś zaufaną osobę, aby zadbała również o twoje interesy.

Taką pewną osobę trzeba również znaleźć do pozostawienia jej numeru telefonu i adresu miejsca twojego pobytu. Musisz być pewien, że nie będzie ona nadużywać tych informacji i nie zadzwoni do ciebie z pytaniem typu: „Gdzie stawiasz segregator z fakturami, bo nie mogę znaleźć?" Nie chcesz przecież za każdym razem tłumaczyć, że stoi na regale obok segregatora na zamówienia, albo że powpinasz do niego dokumenty po twoim powrocie.

Ostatni dzień

Ostatniego dnia wychodząc z pracy zostaw porządek na biurku. Nikt przecież nie lubi patrzeć na porozrzucane bezładnie sterty papierów. Po powrocie i tak będziesz musiał przypomnieć sobie wszystkie pozostawione sprawy i zacząć od ich uporządkowania.

Ustaw w swojej skrzynce e-mailowej autoodpowiedź, w której zawrzesz informacje o terminie urlopu oraz o osobie zastępującej cię. Jeśli wiesz, że ktoś może dzwonić do ciebie w sprawach służbowych, a nie chcesz lub nie będziesz mógł odbierać telefonów, zmień nagranie poczty głosowej, która od dnia wakacji będzie informować dzwoniących, że powinni się kontaktować tymczasowo z kimś innym.

Uff, możesz jechać. Nie zapomnij wysłać kartki do pracy lub przywieźć z wakacji jakiś miły drobiazg dla zastępujących cię osób. Będzie im miło, że o nich pamiętałeś i tym chętniej zastąpią cię kolejnym razem.

Ewelina Kitlińska

Szukaj ofert pracy

Np.: Programista Warszawa (oddzielaj słowa spacjami)

Kontakt z nami