„Czas to pieniądz" – niestety jednak (nawet przy dobrym zainwestowaniu) nie da się go pomnażać, pożyczać, czy odkładać. To zasób, który wyczerpuje się bezpowrotnie. Czy w takim razie idea „zarządzania czasem jest tylko mrzonką i skazaną na porażkę próbą kontrolowania czegoś, co w gruncie rzeczy jest abstrakcyjne i nieuchwytne?

Zarządzanie czasem to temat rozpatrywany na różnych poziomach funkcjonowania firmy:

• Poziom jednostki – zarządzanie własnym czasem, a w zasadzie tym, co w jego ramach będzie wykonywane;
  
• Poziom zespołu – zarządzanie czasem pracowników, ewidencja czasu pracy, optymalizacja jego wykorzystania;
  
• Poziom całej organizacji – zarządzanie zorientowane na redukowanie czasu np. produkcji.

W niniejszym artykule skoncentruję się na pierwszej sferze, dotyczącej menedżera i jego organizacji pracy. Pozostałe zagadnienia zbliżone są do tematyki pracy zespołowej, zarządzania logistycznego, planowania produkcji itp.

Co wynika z zamieszczonej obok charakterystyki?
Między innymi to, że czas jest jednym z najcenniejszych zasobów, jakimi dysponuje człowiek czy organizacja. Płynie obiektywnie z taką samą prędkością – dla wszystkich wynosi ona 60 sekund na minutę. Twierdzenie: „nie mam czasu" traci zatem sens. Jest sygnałem o kłopotach z zarządzaniem czasem. Każdy ma go bowiem tyle samo, może jedynie niektórzy umieją go lepiej wykorzystać.

Czy czasem można zarządzać? Trafniejsze jest nazwanie tej koncepcji „zarządzaniem sobą w czasie", czy „zarządzaniem własną energią poświęcaną na wykonanie zadań" itp.

Sposób postrzegania czasu i jego wykorzystania jest intymną i trudno poddającą się zmianie częścią funkcjonowania każdego człowieka. Z punktu widzenia psychologii, tryb organizacji czasu i realizacji zadań wynika z cech osobowości, temperamentu oraz wyznawanych wartości. Trudno jest zatem zmienić osobisty stosunek do czasu. Inną natomiast kwestią jest terminowość. Pomocny w tej mierze może okazać się udział w szkoleniu, zakupienie dobrego kalendarza czy palmtopa z funkcjami do „zarządzania czasem". Tego typu „zabawki" mogą pomóc, jednak nie załatwią problemu za nas. Poprawa własnej efektywności to praca nad sobą. Zazwyczaj trudna i czasochłonna. Przy tym nie istnieje jeden, standardowy model działania w kontekście zarządzania sobą w czasie. To w gruncie rzeczy indywidualna kwestia. Niektórzy menedżerowie posiadają chaotyczną naturę, co nie przeszkadza im w osiąganiu sukcesów. Są nieuporządkowani, jednak widzą w tym swoją siłę. Często osoby o usposobieniu twórczym i kreatywnym nie znoszą wprost ładu i zorganizowania. Przynoszą jednak specyficzną wartość dodaną swojej organizacji. Próba usystematyzowania „na siłę" ich pracy może okazać się zabójcza dla tego, za co ich najbardziej cenimy.

Podsumowując – sukces w zarządzaniu czasem odnoszą ci, którzy potrafią znaleźć swój własny efektywny styl organizowania zadań. Taki, który nie zmusza do działania wbrew sobie, ale też nie przeszkadza funkcjonować zgodnie ze standardami innym pracownikom i organizacji.

Zanim menedżer zacznie organizować swój czas, powinien zastanowić się co chce osiągać. Czy drabina, po której będzie się wspinał – jak pisze Covey (1999) – jest przystawiona do właściwej ściany? Dobre programy doskonalenia efektywności osobistej i zarządzania sobą w czasie można poznać między innymi po tym, że zawierają element refleksji nad tym, co konkretnie powinno być realizowane. Nie ma większego sensu uczenie się technik planowania czasu, jeśli nie jest jasne, dokąd dokładnie zmierzamy. O ile jeszcze w pracy biznesowej dość łatwo odnaleźć cel (zazwyczaj jest po prostu zapisany w strategii firmy), to często problematyczne okazuje się wyznaczanie celów pozazawodowych i rozwojowych. Jeszcze trudniejsze bywa ich realizowanie.

Sfera rozwojowa i pozazawodowa mają duże przełożenie na efektywność menedżera. Ludzie zapominający o tym, by w sposób przemyślany dbać o siebie poza pracą, stają się często uciążliwi dla współpracowników. Trudniej znoszą sytuacje kryzysowe, wymagające opanowania i siły woli. I choć wielu z zarządzających uważa, że życie ich pracowników po godzinach spędzonych w organizacji nie jest już ich problemem – to czy chcą, czy nie, będą musieli ponosić konsekwencje jego zorganizowania.
Wiele szkół zarządzania sugeruje, by menedżerowie pomagali swoim podwładnym choćby poprzez wspólne analizowanie celów zawodowych i rozwojowych pracowników i sposobów godzenia ich z celami firmy. Może się to odbywać podczas ocen okresowych, gdy ustala się priorytety na dany czas. Jeśli jest to ustalone i nazwane, łatwiej jest decydować, co będzie realizowane w konkretnym okresie.

Najpierw sprawy najważniejsze. Jedną z najpopularniejszych technik organizacji zadań jest podział wszystkich wykonywanych czynności według dwóch kryteriów: pilności i ważności. Dzięki temu powstaje macierz (ochrzczona imieniem amerykańskiego prezydenta Eisenhowera), segregująca wszystkie czynności na cztery kategorie: A) ważne i pilne; B) ważne i niepilne; C) nieważne i pilne; D) nieważne i niepilne.
Wielu menedżerów przyznaje, że znaczna część spraw jakie załatwia, należy do części A. Są to najczęściej sytuacje kryzysowe, trudne i palące. Niezałatwienie ich ma poważne konsekwencje. Często wiąże się to ze stresem i napięciem, rozładowywanym poprzez uprawianie sportów ekstremalnych, udział w bujnym życiu towarzyskim itp., czyli spędzaniem pozostałej części własnego czasu wśród spraw nieważnych i niepilnych. Według Coveya sercem skuteczności jest organizowanie sobie życia wokół spraw ważnych, choć niepilnych. Pozwala to na dokładniejsze ich wykonanie, bo (choćby w przypadku niepowodzenia) jest jeszcze czas na dokonanie poprawek. Jest to stan idealny i w wielu sytuacjach nieosiągalny. Zasadniczą jego zaletą jednak jest to, że życiem nie kieruje już zegarek i priorytet pilności, ale waga podejmowanych zadań.

Cykle dobowe. Ludzie często pytają: Jak planować własny czas? Na jakim poziomie szczegółowości? Czy spontaniczność także trzeba zaplanować? Naczelną zasadą gospodarowania czasem jest zdrowy rozsądek. Koncepcja ta nie proponuje wyłączenia myślenia i mechanicznego zdania się na techniki planowania. Wręcz przeciwnie. Zarządzanie sobą w czasie to powtarzalne cykle: planowanie – realizacja – analiza. Istnieje przy tym kilka uniwersalnych porad, które to ułatwiają. Jedną z nich jest zachęta do badania własnego cyklu dobowego. Nie bez przyczyny o jednych mówi się „nocne marki", a o innych „ranne ptaszki". Owa nomenklatura ludowa odzwierciedla pewną prawidłowość fizjologiczną. Energia i koncentracja człowieka w ciągu doby ulega określonym spadkom oraz wzrostom. Statystyczna większość ludzi swój szczyt efektywności przeżywa między dziewiątą rano, a dwunastą w południe. Wtedy działanie i myślenie przynosi najlepsze wyniki. Są jednak wyjątki – ludzie, którzy najlepiej pracują wieczorami lub o świcie. Z punktu widzenia menedżera warto znać swój cykl dobowy, by w godzinach największej efektywności ustalać realizację najbardziej wymagających zadań. Warto również poznać krzywe dobowe swoich pracowników – to ułatwia zarządzanie nimi i pełniejsze wykorzystanie ich możliwości (np. wprowadzenie dla niektórych elastycznego czasu pracy, może pozytywnie wpłynąć na ich efektywność).

Pozostaje więc pytanie: Czy warto jest poświęcać czas na naukę zarządzania sobą w czasie? Odpowiedzią niech będą dwie anegdoty. Pierwsza z nich mówi o człowieku, który nie miał czasu naostrzyć piły, ponieważ był bardzo zajęty piłowaniem drzewa. Druga wspomina robotnika, który na wieść o kontroli efektywności pracy tak szybko jeździł po budowie z taczkami, że nie miał kiedy załadować na nie cegieł.

M.G.

Szukaj ofert pracy

Np.: Programista Warszawa (oddzielaj słowa spacjami)

Kontakt z nami